Formation des élus IEPP - formation à la demande - Savoir archiver et conserver les documents publics
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Savoir archiver et conserver les documents publics
Objectifs:
Connaître les enjeux de la conservation documentaire dans l’environnement numérique ;
Savoir reconnaître les documents à conserver, leur attacher les bonnes durées de conservation et les classer dans une arborescence logique ;
Savoir sécuriser la conservation et la destruction des documents archivés ;
Savoir élaborer des procédures et des outils de gestion simples.
Profil stagiaire:
Agents territoriaux et tout public d'élu
Profil intervenant:
Vanessa GENDRIN, archiviste et fondatrice de la société Arkhè Conseil, formatrice au CNFPT.
Moyens pédagogiques:
Un diaporama sera remis en fin de stage
Durée:
2 journées de 6 heures
Programme
Vendredi 20 Janvier 2012 - Savoir archiver : construire une démarche logique et durable
Pourquoi maîtriser l’archivage
Enjeux : conformité légale et réglementaire, préservation des savoirs, efficacité organisationelle,
maîtrise de coûts
Le véritable sens du mot « archiver »
La nécessité d’archiver au XXIe siècle
Comment pratiquer l’archivage
Savoir identifier les documents archivables, leur durée de conservation et les classer selon un plan
de classement d’archivage
Savoir écrire les règles d’archivage dans un référentiel de conservation
Samedi 21 janvier 2012 - Savoir conserver : apprendre les bonnes pratiques et développer des outils de gestion simple
Connaître les fondamentaux de la conservation
Quels supports de conservation choisir ?
Les locaux et l’externalisation du stockage
Savoir concevoir une base de données simple de gestion
Savoir élaborer des procédures d’archivage du courrier et des mails, de destruction des documents,
de sécurité d’accès
Savoir apurer un stock existant
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